תרגול השימוש בדירוג האישי של כל חבר צוות בהקשר של Scrum ו-SAFe

במאמר זה אני מתכנן לספר כיצד בפועל אנו מיישמים דירוג אישי של כל חבר צוות ב-Scrum בתהליך העבודה לפי מסגרת SAFe

סביר להניח שרבים יסכימו עם כך ש(במיוחד ברוסיה) אצלנו אנשים לעתים קרובות למדי משתדלים לעבוד (לספק את המוצר הסופי במסגרת הכישורים שלהם או באמצעות רכישת חדשים) פחות ולקבל יותר כסף. עם גודל החברה נראה שהאפשרויות לכך גדלות ביחס ישר. עם זה, ככלל, עובדים אנשי HR למיניהם, שמנסים בכל דרך לבנות מערכת מוטיבציה נכונה. לכאן גם OKR'ים וכן הלאה. באופן כללי, נראה שכל זה מכוון לאיזון העומס של כל אחד בתוך התאגיד ולנוחות של כל קבוצות העניין/צוותים בתאגיד. במאמר זה אני אשתף מדד שהמצאתי בעצמי ומיישם בצוות. הוא מאפשר, כך נראה לי, להשלים את מאמצי אנשי ה-HR וה-OKR'ים באיזון העומס בתוך צוות ספציפי אחד או לראות חוסר איזון, בהתאמה. כמו כן, הוא בהחלט יכול להתאים גם לצוות של צוותים, אני לא רואה בכך בעיה מיוחדת.

כך, לי כסקראם מאסטר די ברור לעתים שהעומס בצוות אינו מאוזן, מישהו עובד בשביל שניים, מישהו לא עושה כלום (אלו צורות קיצוניות, וכמובן בעיה רצינית, אך המדד הזה מראה גם לא רק צורות קיצוניות). קרתה לי סיטואציה כזו וחשבתי איזה מדד יכול להאיר בבירור את הבעיה הזו. בסופו של דבר, זה התגלגל לדירוג אישי של כל חבר צוות.

לפני שאתאר את המדד עצמו, הייתי רוצה גם לציין רעיון אחד חשוב מאוד, לדעתי. כרגע אני בטוח בו לחלוטין.

מדדים צריכים להיבנות על בסיס אותם נתונים שאתם ממילא מקבלים. השגת מדד כלשהו לא צריכה לאלץ את הצוות לבזבז באופן שיטתי יותר זמן ולהתאים את תהליך אספקת הערך שלו למדד עצמו. בהרחבה על כך אני אשתדל לספר באחד המאמרים הבאים.

אז, דוגמה למקרה ספציפי. כמובן, אנו משתמשים בלוח להזזת User Stories לפי סטטוסים מ-DOR (Definition Of Ready) עד DOD (Definition Of Done). הוא אצלנו וירטואלי (כלומר ממוקם באינטרנט בקישור. הצוות שלנו גם מפוזר והסטנדאפים מתקיימים דרך סקייפ ארגוני בדיוק עם שידור הלוח.

לחבר צוות נוח לרשום את עצמו כמשתתף ב-User Story, כדי שבשימוש במסנן לפי עצמו אפשר היה במהירות להשאיר רק את הסיפורים שבהם הוא משתתף ברגע זה (לרוב אנו משתמשים במסנן הזה בסטנדאפים).

כאן גם הייתי רוצה לתת הבהרה: זה לא אומר שחבר הצוות הזה לא יכול להשתתף בסיפורים אחרים (אם, למשל, בסטנדאפ אחד מחברי הצוות יבקש עזרה, הוא בהחלט יכול להפוך למשתתף בסיפור חדש או להיפך, אם ירגיש שהשתתפותו אינה נדרשת, יכול להפסיק להיות משתתף בסיפור כלשהו.

כך, כדי לחשב את הדירוג של כל חבר צוות, עלינו להסתכל על כמה SP משפיע כל חבר צוות. במקרה שלנו ארקדי משפיע על 29 SP (סיפורים 1, 2, 5, 6), טטיאנה משפיעה על 33 SP (משתתפת בכל הסיפורים), וסילי על 23 SP (סיפורים 1, 3, 5, 6).

סגור (בוצע DOD) אצל ארקדי 5 מתוך 29 SP, אצל טטיאנה 6 מתוך 32 SP, אצל וסילי 5 מתוך 23. עם המיון התייסרתי די הרבה והגעתי לנוסחה כזו להשוואת שני חברי צוות (team[i] - חבר צוות אחד ו- team[j] - חבר צוות אחר):

לפי המיון הזה נקבל את הדירוג הנוכחי של חברי הצוות בצורה הבאה.

• מקום 1. וסילי (בוצע 5 מתוך 23)
• מקום 2. ארקדי (בוצע 5 מתוך 29)
• מקום 3. טטיאנה (בוצע 6 מתוך 32)

כעת הבה נפיק את כל הנתונים לפי הספרינט. נניח שהספרינט נמשך 5 ימי עבודה.

• יום 1
  

  

  
  מקום 1: וסילי (נשרף 0 מתוך 23)
  מקום 2: ארקדי (נשרף 0 מתוך 29)
  מקום 3: טטיאנה (נשרף 0 מתוך 32)
  
• יום 2
  

  

  
  מקום 1: וסילי (נשרף 0 מתוך 23) דינמיקה(1->1)
  מקום 2: ארקדי (נשרף 0 מתוך 29) דינמיקה(2->2)
  מקום 3: טטיאנה (נשרף 0 מתוך 32) דינמיקה(3->3)
  
• יום 3
  

  

  
  מקום 1: וסילי (נשרפו 5 מתוך 23) דינמיקה(1->1->1)
  מקום 2: ארקדי (נשרפו 5 מתוך 29) דינמיקה(2->2->2)
  מקום 3: טטיאנה (נשרפו 5 מתוך 32) דינמיקה(3->3->3)
  
• יום 4
  

  

  
  מקום 1: וסילי (נשרפו 8 מתוך 23) דינמיקה(1->1->1->1)
  מקום 2: ארקדי (נשרפו 8 מתוך 29) דינמיקה(2->2->2->2)
  מקום 3: טטיאנה (נשרפו 9 מתוך 32) דינמיקה(3->3->3->3)
  
• יום 5
  

  

  
  מקום 1: וסילי (נשרפו 23 מתוך 23) דינמיקה(1->1->1->1->1)
  מקום 2: טטיאנה (נשרפו 24 מתוך 32) דינמיקה(3->3->3->3->2)
  מקום 3: ארקדי (נשרפו 21 מתוך 29) דינמיקה(2->2->2->2->3)
  

לפיכך, באמצעות מדד זה ניתן לצבור סטטיסטיקה אישית של כל חבר צוות ולעזור לו להסיק מסקנות נכונות. לדוגמה, כאן אנו רואים שוסילי תכנן את זמנו בצורה מוקפדת מאוד מההתחלה (כלומר, בתכנון הספרינט הוא סיכם עם הצוות על היקף העבודה שהוא ביצע בפועל.) אך יחד עם זאת, אולי הוא היה יכול לעזור בדרך כלשהי לחברי הצוות האחרים? אולי לא, אך כדאי לחשוב על שאלה זו לפני הרטרוספקטיבה.

לטטיאנה ולארקדי הבעיה חמורה יותר. ברור שמההתחלה, בתכנון הספרינט, הם סיכמו עם הצוות על השתתפות בכל הסיפורים ובפועל לא הצליחו לעמוד בהתחייבויות. גם על הסיבות כדאי לחשוב לפני הרטרוספקטיבה. אולי כדאי לתכנן פחות על עצמם, אולי להרחיב את הכישורים כדי להספיק את כל המתוכנן, וייתכנו גם פתרונות אחרים.

לפיכך, אנו יכולים לצבור סטטיסטיקה לא רק על כל הצוות ולא רק על ספרינט אחד, אלא גם על משתתפים ספציפיים ב-DEV TEAM לאורך כל הזמן ולהשתמש במידע זה לשיפור מתמיד של הצוות.

לסיום, ברצוני להפנות תשומת לב מיוחדת לעובדה שלפני השימוש במדד זה בצוות, חייב להיות כבר רמת אמון גבוהה מספיק אצל רוב חברי הצוות. כמו כן, הייתי ממליץ לשים דגש רב על מה שבא ראשון - היעדר עבודה בשעות נוספות ופעילות נוחה.

אנו מתמקדים בחיזוי נכון של התוצאה, ולא במוטיבציה לעבוד בשעות נוספות כדי לתפוס את המקום הראשון. בסופו של דבר, מדד זה מכוון לשיפור יכולת התכנון של כל חבר צוות בנפרד.